Al incorporar a una persona a la plantilla, conviene que las condiciones del puesto queden claras desde el principio. El Real Decreto 723/2026, vigente desde el 5 de octubre, amplía y concreta la información escrita que debe recibir la persona trabajadora. Es un buen momento para revisar cómo se prepara y entrega la documentación de cada incorporación.
Qué cambia en la información del contrato
Para las relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, la norma exige informar sobre los elementos esenciales del contrato. Si el contrato entregado ya recoge todos los datos, no hay que duplicarlos; lo que falte puede completarse mediante documentos adicionales.
La información abarca, entre otros aspectos, funciones, salario y complementos, jornada y distribución horaria, vacaciones, periodo de prueba, formación, convenio aplicable y preavisos. También contempla cuestiones específicas, como los sistemas automatizados de decisión y las políticas y protocolos que correspondan.
Cuándo y cómo debe entregarse
En las nuevas relaciones laborales, la información general debe facilitarse antes del inicio. Los cambios posteriores deben comunicarse cuanto antes y, como máximo, el día en que surtan efecto.
La entrega puede hacerse en papel o electrónicamente, siempre que permita acceder, guardar e imprimir los documentos y conservar prueba de su transmisión o recepción. Para las relaciones anteriores a la entrada en vigor existe un régimen transitorio: ante una solicitud, el plazo para facilitar la información pendiente es de treinta días hábiles.
Cómo organizarlo en una pequeña empresa
Desde Gestión 3 recomendamos empezar por una revisión del proceso de contratación. ¿Quién acuerda las condiciones con la persona que se incorpora? ¿Quién se las comunica a la asesoría? ¿Dónde se conserva la versión que finalmente se ha entregado? Responder a estas preguntas ayuda a detectar información que puede quedarse en una conversación o en un mensaje suelto.
Una forma práctica de organizarse es separar la información estable de la empresa de los datos de cada puesto. El convenio utilizado, los centros de trabajo o los documentos internos pueden mantenerse en un archivo de referencia. Para cada incorporación, conviene confirmar las funciones reales, la jornada prevista y las condiciones económicas acordadas.
Ese archivo debe revisarse cuando haya cambios. Reutilizar documentación de una contratación anterior puede ahorrar trabajo, pero también arrastrar condiciones que ya no corresponden. Lo aconsejable es comprobar cada apartado antes de darlo por definitivo.
Un ejemplo que puede darse en tu negocio
Imaginemos un comercio que incorpora a una persona para atender al público y gestionar pedidos. Antes de preparar la documentación, sería útil concretar qué tareas asumirá, dónde trabajará y cómo se organizarán sus turnos. También conviene aclarar si la retribución acordada incluye algún incentivo y cómo se calcula.
Con los datos reunidos, la asesoría puede comprobar su encaje y preparar la documentación adecuada. Si la organización cambia después, recomendamos comunicarlo con margen para revisar qué actuaciones proceden. Anotar únicamente «cambio de horario» sin concretar la distribución dificulta que todas las partes tengan la misma información.
Qué puedes revisar ahora
Dedica un momento a comprobar los documentos que utilizas, el canal de entrega y la forma de archivar las comunicaciones. Resulta útil que quien gestiona las incorporaciones tenga una lista breve de comprobaciones y sepa a quién trasladar las dudas. No hace falta esperar a la siguiente contratación para ordenar este proceso.
En Gestión 3 te ayudamos a revisar la documentación laboral de tu empresa y a coordinar las próximas incorporaciones. Si tienes un negocio en Palencia o Guardo, contacta con nuestro equipo para comprobar qué información necesitas preparar.
Fuente oficial: Real Decreto 723/2026, especialmente artículos 2, 3, 5, 6 y 7 y disposición transitoria única.